Referencias cruzadas y macros en access
Macros en Access
Acerca de las
macros de datos
Macros de datos se administran desde la pestaña tabla mientras
ve una tabla en la vista Hoja de datos y no aparecen en las Macros en
el panel de navegación. Entre otras cosas, puede usar las macros de datos para
validar y garantizar la precisión de los datos de una tabla. Existen dos tipos
principales de macros de datos: los que sean desencadenados por los eventos de
tabla (también denominados macros de datos "condicionados por eventos")
y los que se ejecutan en respuesta a la que se llama por nombre (también
conocidos como macros de datos "con nombre").Crear una macro de datos condicionados por eventos
Siempre que agregar, actualizar o eliminar datos dentro de una tabla, se
producen eventos de la tabla. Puede programar una macro de datos para ejecutar
inmediatamente después de cualquiera de estos tres eventos o inmediatamente
antes de eliminar o cambiar el evento. Use el siguiente procedimiento para
adjuntar una macro de datos a un evento de tabla:
1.
En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea
agregar la macro de datos.
2.
En la pestaña de la tabla , en el grupo de Eventos
antes o Después de eventos , haga clic en el evento
al que desea agregar la macro. Por ejemplo, para crear una macro de datos que
se ejecuta después de eliminar un registro de la tabla, haga clic en Después
de eliminar.
Nota: Si un evento ya tiene una macro asociada, su icono aparece
resaltado en la cinta de opciones.
Access abre el generador de macros. Si previamente se ha creado una
macro para este evento, Access muestra la macro existente.
3.
Agregue las acciones que desee que realice la macro.
4.
Guarde y cierre la macro.
Crear una macro de datos con nombre
Una macro de datos con nombre o "independiente" está asociada
con una tabla específica, pero no con un evento específico. Puede llamar a un
macros de datos con nombre de cualquier otro macro de datos o macros estándar.
1.
En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea
agregar la macro de datos.
2.
En la pestaña tabla , en el grupo de Macros con
nombre , haga clic en Macro con nombrey, a continuación,
haga clic en Crear Macro con nombre.
Access abre el generador de macros, donde puede empezar a agregar
acciones.
Para obtener más información sobre cómo crear macros, vea el
artículo crear una macro de interfaz de
usuario.
Acerca de los parámetros
Los parámetros permiten pasar valores en una macro de datos con nombre
para que se puede utilizar en instrucciones condicionales u otros cálculos.
También permiten pasar referencias de objeto de macros estándares en la macro
de datos.
Nota: Parámetros no están disponibles en las macros de datos de unidad
de evento.
Para agregar un parámetro a una macro de datos:
1.
En la parte superior de la macro, haga clic en Crear parámetro.
2.
En el cuadro nombre , escriba un nombre único para el
parámetro. Este es el nombre que utiliza para hacer referencia al parámetro en
expresiones.
3.
Si lo desea, escriba una descripción para el parámetro en el
cuadro Descripción . Le recomendamos que escriba una
descripción porque más adelante, cuando se utiliza el parámetro, escriba aquí
el texto de la descripción se muestra en una información sobre herramientas.
Esto le ayuda a recordar el propósito del parámetro.
Para ejecutar una macro de datos con nombre de otra macro, use la
acción EjecutarMacroDeDatos . La acción proporciona un cuadro
por cada parámetro que ha creado, para que puedan proporcionar los valores
necesarios.
Administrar las macros de datos
Macros de datos no aparecen en el panel de navegación en Macros.
Debe usar los comandos de la cinta de opciones en la vista Hoja de datos de
tabla o la vista Diseño de tabla para crear, editar, cambiar el nombre y
eliminar las macros de datos.
Editar una macro de datos condicionados por eventos
1.
En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que contiene la
macro de datos que desea editar.
2.
En la pestaña de la tabla , en el grupo de Eventos
antes o Después de eventos , haga clic en el evento
de la macro que desea editar. Por ejemplo, para modificar la macro de datos que
se ejecuta después de eliminar un registro de la tabla, haga clic en Después
de eliminar.
Nota: Si un evento no tiene una macro asociada, su icono no está
resaltado en el menú.
Access abre el generador de macros y puede comenzar a editar la macro.
Modificar una macro de datos con nombre
1.
En el panel de navegación, haga doble clic en cualquier tabla para
abrirla en la vista Hoja de datos.
2.
En la pestaña tabla , en el grupo de Macros con
nombre , haga clic en Macro con nombrey, a continuación,
elija Editar Macro con nombre.
3.
En el submenú, haga clic en la macro de datos que desea editar.
Access abre el generador de macros y puede comenzar a editar la macro.
Cambiar el nombre de una macro de datos con nombre
1.
En el panel de navegación, haga doble clic en cualquier tabla para
abrirla en la vista Hoja de datos.
2.
En la pestaña tabla , en el grupo de Macros con
nombre , haga clic en Macro con nombrey, a continuación,
haga clic en Cambiar nombre/Eliminar Macro.
3.
En el cuadro de diálogo Administrador de macros de datos ,
haga clic en Cambiar nombre junto a la macro de datos que
desea cambiar.
Access selecciona el nombre de la macro actual.
4.
Escriba el nuevo nombre o editar el nombre existente y, a continuación,
presione ENTRAR.
Eliminar una macro de datos
Use este procedimiento para eliminar una macro de datos con nombre o
condicionados por eventos:
1.
En el panel de navegación, haga doble clic en cualquier tabla para
abrirla en la vista Hoja de datos.
2.
En la pestaña tabla , en el grupo de Macros con
nombre , haga clic en Macro con nombrey, a continuación,
haga clic en Cambiar nombre/Eliminar Macro.
3.
En el cuadro de diálogo Administrador de macros de datos ,
haga clic en Eliminar junto a la macro de datos que desea
cambiar.
Nota: También puede eliminar una macro condicionados por eventos cuando
se eliminan todas sus acciones.
Algunas herramientas depuración comunes de macro, como el comando paso a
paso y la acción de macro del cuadro de mensaje, no están disponibles para
macros de datos. Sin embargo, si tiene problemas con una macro de datos, puede
usar la tabla de registro de la aplicación en combinación con las acciones de
macro AlOcurrirError, RaiseError y LogEvent para detectar errores de macro de
datos.
Mostrar la tabla de registro de la aplicación
La tabla de registro de la aplicación es una tabla de sistema
(USysApplicationLog con nombre) que no se muestra en el panel de navegación de
forma predeterminada. Si se produce un error en una macro de datos, es posible
que pueda saber qué ha ocurrido al ver la información de la tabla de registro
de la aplicación.
Utilice el procedimiento siguiente para mostrar la tabla de registro de
la aplicación:
1.
Haga clic en archivo para abrir la vista Backstage de
Microsoft.
2.
En la pestaña información , haga clic en Ver
tabla de registro de aplicación.
Nota: Si no ve el botón Ver tabla de registro de aplicación ,
esto significa que una tabla de registro de la aplicación no se han creado aún
para esta base de datos. Una vez que se ha registrado un evento, el botón
aparecerá en la pestaña información .
Puede crear filas en la tabla de registro de la aplicación con la acción
LogEvent o la acción RaiseError y puede controlar cómo Access reacciona a
errores mediante el uso de la acción AlOcurrirError.
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de
nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una
consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando
por empleado y mes de la venta.
La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando
los datos en un formato más compacto como el siguiente:
Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta
de referencias cruzadas.
Observa que una de las columnas de agrupación (empleado)
sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado),
mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las
otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la
celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la
columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde
la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.
Para arrancar el asistente para consultas de referencias
cruzadas tenemos que hacer clic en el botón Asistente para Consultas que
se encuentra en la pestaña Crear:
Elegir la opción Asist. consultas de tabla
ref.cruzadas del cuadro de diálogo que aparecerá:
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la
consulta, la tabla o consulta de donde cogerá los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si
queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas
las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos
de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en
caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las
filas que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la consulta
que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el
origen de la consulta de referencias cruzadas.
Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos
el botón Siguiente> para pasar a la ventana que puedes ver
en la siguiente página...
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado
de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupación servirá de
encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas
columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la
primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas.
Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre
el campo y clic sobre el botón
. Al pasar el campo a la lista Campos
seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cómo quedará
la consulta; hemos seleccionado el campo nºhoras y
vemos que en la consulta aparecerá una fila por cada valor distinto del
campo nºhoras.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón
y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos
varios campos habrá en el resultado de la consulta tantas filas como
combinaciones distintas de valores de esos tres campos haya en el origen de la
consulta.
Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe
todos los campos.
A continuación pulsamos el botón Siguiente> y
aparece esta ventana:
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado
de columnas. Aquí sólo podemos elegir un campo y
por cada valor distinto existente en el origen, generará una columna con el
valor como encabezado de columna.
En la parte inferior de la ventana se puede ver cómo quedará
el resultado, vemos que al seleccionar el campo Fecha Inicio,
aparecerá en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se
encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos.
Pulsando Siguiente, accedemos a una ventana que
vemos a continuación.
Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna,
es de tipo Fecha, el asistente nos permite refinar un
poco más el encabezado de columna con la siguiente ventana:
Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente
querremos los totales no por cada fecha sino por mes, año o trimestre por eso
el asistente nos pregunta en esta ventana qué tipo de agrupación queremos.
Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes,
pues en el resultado aparecerá una columna por cada mes del año en vez de por
cada fecha distinta. Aquí también podemos apreciar el efecto en la zona
inferior de la ventana.
Después de pulsar el botón Siguiente> pasamos
a la siguiente ventana:
En esta ventana nos pregunta qué valor debe calcular en
la intersección de columna y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la
función de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos
el campo sobre el cual actuará la función de agregado. Por ejemplo hemos
seleccionado Código Curso y la función Cuenta,
por lo tanto en cada intersección tendremos el número de cursos iniciados en
ese mes con ese nº de horas.
Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el
tema Consultas de resumen.
El asistente nos permite también añadir a la consulta una
columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que
se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me daría el número total de cursos
con el nº de horas de la fila. Para que el asistente añada esta columna tenemos
que activar la casilla Sí, incluir suma de filas.
Después de pulsar el botón Siguiente> llegamos
a la última ventana del asistente que puedes ver a continuación...
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre
de la consulta, este nombre también será su título.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos
elegir entre:
- Ver la
consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por
ejemplo:
o bien
- Modificar
el diseño, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño
de consulta donde podremos modificar la definición de la consulta.
La vista Diseño
La vista diseño de una consulta de referencias cruzadas es
muy parecida a la de una consulta resumen con una fila añadida, la fila Tab
ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya
hemos visto con el asistente. Normalmente nosotros no tendremos que cambiar el
diseño, si acaso el título de las columnas que no sean encabezado de columna y
el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.
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